【1月22日】偉人の言葉・ことわざに【想定・予想】を追加しました。

管理業務は基本中の基本【朝礼スピーチ167】

現代ではデータ流出などから企業が根底から崩壊する可能性があります。管理業務は緻密でなければなりません。『多分ここにあったはず』『そういえばこの辺に』なんてことでは管理業務は勤まりません。徹底したデータ管理を行いましょう。

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データ管理の徹底

『データは会社の財産』と言っても過言ではありません。これを守り、継続的に会社運営のために利用していかねばなりません。

一昔前は書類で保管されたりしていましたが、今はデジタルデータがほとんどですので、1㎝四方のマイクロSDで十分盗み出せます。更には、わざわざ盗みに行かずとも離れた場所からでも盗むことが可能という恐ろしい時代です。

そしてデータを古いまま放置せず、常に使える状態にしておくことも重要です。保存、更新、分類化などをしっかりとしておきましょう

データ保存

言うまでもなく、データをきちんと保存しておくことです。保存し忘れないようにする事も大切ですが、どこにそのデータを保存したのか、などをラベルを貼り分けておく必要があります。
一口にデータ保存と言っても『保管場所』も覚えておかねばなりません。どのSDカードのどのフォルダに入れたか、これを忘れては元も子もありません。

データ更新

データは生き物ですので、常に新しいデータにしておく必要があります。「また次の機会にいっぺんに更新しよう」と思っていると後でエライ目に遭います。思い立ったが吉日、です。即行動に移しましょう。

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データ分類化

保存の仕方にも工夫が必要です。例えば『顧客』というデータが何個もある場合、顧客1・顧客2と数字を振るだけだと、そのデータが何を差しているのかを明確ではありません。より分かりやすく分類化、視覚化しておくのもコツです。

データは必要な時に備えておく

日々の業務が忙しくて、社内データの管理は『データを使う時に一度にやる』的な感じになってしまいがちです。これをやると、急に必要になった時に役に立たないのです。必要でない時にこそ管理、整理しておく事が最も重要なのです。

故に社内データが常に管理されていない、バラバラの会社が多いのです。そしてそういう会社は業績も当然伸び悩んでしまいます。きちっと管理出来る企業を目指しましょう。

キーワード「管理・整理・点検」の例文テンプレート

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